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说话要说到点上!职场高效沟通的3个底层逻辑

放大字体  缩小字体 发布日期:2024-01-30  浏览次数:50
核心提示:假设你下周要在领导和同事面前汇报项目进度,你会怎么做?很多人可能会去网上搜一个项目介绍模板,然后按照模板来填充内容。最后
 假设你下周要在领导和同事面前汇报项目进度,你会怎么做?很多人可能会去网上搜一个项目介绍模板,然后按照模板来填充内容。最后,汇报幻灯片做了 80 页,自己觉得非常充实,但是却被领导痛批了一顿。

这样的境遇很多人都有过。平时看了不少书,又是逻辑知识,又是演讲技巧,但面对真实的职场对话,大部分招数都用不上。因为,职场发言具有特殊性,即便你文采斐然、口若悬河,但总是使用这些套话来发言,也会让同事和领导对你产生不好的印象。

俗话说,说话要说到点上。那什么是说话的“点”呢?我们又该怎么说到“点”上?

王专老师在他的新书《说到点上》中,给我们介绍了一种在职场中非常实用的思路:模块组合,即通过各个技能模块以及不同模块的组合有针对性地提升自己的对话能力,并解决工作中的实际问题。

在模块组合的思路下,书中介绍了一种全新的口才提升方法——“会说三角”。“会说三角”并不是只有一个三角形,而是由三个三角形组成,分别是“利益三角”、“内容三角”和“表达三角”。

利益三角:对话指南针

想做好职场对话,最先需要考虑的不是“说什么,怎么说”,而是利益。大家混迹职场,求的是发展,谋的是利益,哪怕是追逐梦想,追求的也是和自己有关的梦想。因此,职场对话中,最需要关注的因素是利益。想通这一点,职场对话就入门了。利益三角就像对话的指南针,引导我们前进。

因此,“会说签订利益合同的过程。通过对话来阐明自己的利益和自己希望解决什么问题。因此,问题描述的越具体,目标越容易被满足。

比如,首先要学会精准地描述自己的需求,变模糊为具体,这一点的关键在选词,在描述问题的时候尽量不要选择一些模棱两可的词汇。

其次,要学会拆分问题。现实生活中很少有一次对话就能够让场面完全掉转的,与其奢望一次对话就解决所有问题,不如多开展几次对话,每次对话解决一两个小问题。后者对个人口才的要求也不会过高,在职场中更容易实现,也能更频繁地使用。

一旦我们明确了需要解决的问题,也就明确了自己的利益,但全世界并没有必要围绕你转。这就需要我们关注到利益三角的第二个顶点——他人利益。

他人利益的第一层是强调共赢,第二层是因果关系。换句话说,就是通过解决别人的问题来解决自己的问题。自己的利益得不到,往往是因为对别人的利益照顾得不好。更好地解决别人的问题,才能更好地解决自己的问题。这是利益三角中非常独特的一种思维方式。

为此,王专老师在他的书中提到了一个简单好用的工具——职场多元利益表。表格中列举了了职场中常见的六类利益诉求,并细分出了25 个具体的利益点:

这个世界,千人千面,每个人都有自己的渴望和追求。我们不能总是以为自己想要的就是别人想要的,也不能简单地将所有人的需求都归为同一类。因此,要正确使用利益三角,我们必须深刻理解需求的多样性。只有充分理解了他人需求的多样性,才能把别人的利益和自己的利益联结起来。

明确了自己想要解决的问题和他人利益后,要想利益三角运转起来,背后需要一个看不见,但威力无穷的要素:信任。

没有信任,利益三角无法有效运转。而长期的信任无法完全通过言语获得,第一次通过言语可能让人相信,第二次、第三次就需要实际行动做支撑,这就是利益三角的第三个顶点——“言行一致”的价值。

一流的口才是说话厉害,顶级的口才是行动也厉害。因为行动厉害,所以说出的话变得更加权威,这是顶级会说的人与常规口才好的人之间的显著差异。网络直播的例子便是很好的证明,主播们说话流利、激情洋溢,能深深打动人心,但如果你在他们的直播间买货的体验不佳,他们的口才就很难再影响到你。

言行不一致,话语便不再具有影响力。说话者总是希望通过话语引发他人的行动,而听者往往通过你的行动来衡量你的话语。因此在职场中要记住,不能兑现的话最好不要说。同样,如果做不到的话要提前沟通,这样才能把损失降到最低。

只有当明确解决问题、关注他人利益、言行一致这三点联动时,“利益三角”才能高效运转。而做好了“利益三角”,对话就有了坚实的基础。

内容三角:高效的说话内容。有了关注,交流才能真正发生,对话才能有效进行。

工作中每个人都是着急赶路的行人,他们有自己的目的地,很容易忽略你精心准备的美好。因此,我们要主动设计“吸引抬头”的内容,以确保后面的内容能成功进入对方的大脑。

要想吸引大家抬头,最重要的两点就是提升吸引力和增加讲话过程中的“变化”。为此,我们要明确三个原则,分别是:先讲对别人的价值、先讲最重要的事、先讲结论和结果。

除此之外,一段优质的发言要想有足够的吸引力,核心的策略就是——增加变化。比如可以把一些抽象的描述变成直观的展示,或者是通过提问、讨论等形式让听众参与进来。

“吸引抬头”的概括,这是展开对话的第一步。而要想行动推行下去,更重要的是让听众点头。

点头代表认可、同意,这是后续行动的基础,别人不认同后续就不会真配合,工作就很难开展。好处讲得再多,如果对方没有点头,也没有任何意义。

为了赢得点头,王专老师在书中为我们介绍了四种沟通策略。第一种,降低接受难度和减少自我考验。一方面我们要简化自己的难题,将大事情变成小事情;另一方面要找到被说服者的困难,消除他们的难题,从而推动项目的发展。

第二,让事情符合对方的评判标准,从而激发对方的内在动力。这时,他们不需要被说服,就能自己做出决策。艰难的说服就变成了对方主动接受自己本来就认同的事情。

第三,增强自身观点的支撑力度,有理有据。在会议中,意见和建议繁多,然而,真正胜出的观点往往有强大的支撑。观点就如同一个大将军,背后的支撑就像他的军队。军队强,将军才能真的强,光杆司令敌不过千军万马。所以要牢记一句话:成功的观点并不是靠其本身,而是靠其背后的支撑。

最后,我们要时刻记得一点,沟通不可能总是顺风顺水的,在遭遇反对意见时,尽可能通过友好的交流来达成共识。要做到这一点,一个好用的沟通策略是:和对方一起将方案和需求区分开来,让对方意识到虽然方案更改了,但需求依然可以被满足,此时对方就更容易接受新方案。

因为优秀的对话不是讲自己的好,而是讲能满足对方的需要。这是一种思路的转变,看似简单,实则关键,对后续有着深远的影响。

但一千次口头答应,不如一次行动。

所以,得到行动是内,并现场展示这份行动清单。其次,当面对一个巨大的任务时,我们可能会感到无从下手,这可能导致任务被拖延。因此,当我们希望对方采取行动时,可以将任务分解成一系列小的、易于实施的步骤。这样一来,他们就能够更快地行动起来。最后,为了确保对方不会忘记,我们可以在对话结束前设置一份“预约提醒”,也就是告诉对方在需要的时候会再次提醒他们。

好的会议无论过程多么艰辛,结束时必须明确新的行动。做到这一点,每次开会都会是一次成功的对话。

表达三角:从容设计职场对话表达

如果说利益三角的作用类似于导航仪,确定沟通的方向,内容三角好似发动机,提供沟通所需的动力。那么表达三角就是加油站,确保沟通的持续推进,即使在面对困难和挑战时,沟通这台“汽车”也能不断前行,不停歇。

表达三角有三个顶点,分别是清晰简洁、情绪安全和人际勇气。职场对话有其特殊性,这三者相互配合,缺一不可。

清晰简洁是职场表达的第一要义。在职场中,要把每个人都想象成忙碌的聪明人。清晰的讲解是对大家智商的尊重,简短的讲解则是对大家时间的尊重。好的表达绝不是面面俱到。

首先,在职场对话中,清晰简洁的沟通方式比起幽默等方式要常用得多。无论是开会、一对一聊天、发言,还是汇报,都能运用到。

其次,相比于其他沟通方式,清晰简洁的风格更安全。这种沟通方式哪怕不引人注目,也至少不会出现问题。清楚明了地阐述一件事,同时保持简练,这是职场中极其安全的表达式,很少有人会对此反感。

最后,从沟通价值角度而言,清晰简洁也是极好的选择,可以在更短时间内传递更多有价值的信息。职场中,对话时间非常宝贵。往往跟你对话的人越重要,对话时间越短,因此清晰简洁是职场表达的第一要义。

此外,职场对话中还要时刻关注情绪安全,这也是表达三角的第二个顶点。

沟通不能只围绕任务和事情本身展开,我们需要关注对方的情绪,最好是优先关注对方的情绪。意识到对方情绪不对的时候,要及时采取行动,尊重并维护对方的感受。

王专老师在《说到点上》中就提出了一个与人沟通的“红绿灯”法则。比如,当遇到情绪红灯时,我们需要停止沟通,转而关注以下几个事情:尝试跟对方进行一对一深度沟通;及时认可对方的情绪,并表示对方的情绪很重要;寻找对方情绪出现波动的深层原因;过程中让对方多表达,减少个人说话时间。

好的对话需要照顾听者的情绪,人们的情绪安全了,才能听进去道理。

有些朋友可能知道一句话:“对事不对人。”现实中很多人错误理解了这句话,导致越沟通越差。沟通从来没有对事不对人,沟通就是针对人的。是人就有情绪,情绪不对,万事作废。优秀的沟通者知道,首先要保证情绪安全,情,主动请求反馈、主动建立联系和合作、主动沟通困难和主动汇报工作上进展。

人际勇气的关键词是“勇敢”。即敢于在必要时愤怒,敢于拒绝,敢于向上管理和敢于争取。除此之外,还要“心大”。要在职场中发展,就不能太敏感,要增强自己的“钝感”,别人认为的天大的难堪,在自己眼中都是过眼云烟,这样的人往往能走得更远。

拥有人际勇气的人并不是无所畏惧,他们心中有所害怕,但是有一点让他们与众不同,那就是他们预估了最差的局面,并找到了接受最差局面的方式,同时也知道自己该如何应对最差的局面。对于很多人来说,能接受和处理最差的局面才是勇气的来源。

沟通学不是讨好学

很多人心里觉得会说不如会做,觉得会说是一种花言巧语。其实,很多人却误解了会说的真正含义,把会说变成了讨好,把高情商变成了善于奉承。

试想一下,如果用计恳,早出晚归,话说得很少,事做了很多,想着这样能给领导留下一个务实的好印象。可是一次领导谈话让自己崩溃了,领导居然不知道自己具体都在干什么。做而不说,就让我们的工作变成了没有显示器的盲盒。

所以,在职场中,会说是一项必备技能。会说和会做的关系更像人的左腿和右腿。左右交替,才能大步向前。

 
 
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